Ordnung
über die Archivierung von Datenträgern

vom 14. Dezember 1983

(Ges. u. VOBl. Bd. 8 Nr. 6 S. 66)

Ordnung über die Archivierung von Datenträgern

1. Allgemeines

   1.1

   Zur Sicherung der Daten und Programme werden die Datenträger und Belege von der DV-Anlage räumlich getrennt aufbewahrt (Archiv).

   1.2

   Datenträger sind u. a. Magnetplatten, Magnetbänder und Lochkarten.

2. Archivverwalter

   2.1

   Für die Verwaltung des Archivs ist der nach dem Geschäftsverteilungsplan bestellte Archivverwalter (Stellvertreter) zuständig.

   2.2

   Bei der organisatorischen Zuordnung des Archivs und der Erteilung von Weisungen an den Archivverwalter (Stellvertreter) sind die Grundsätze über die Trennung der Arbeitsphasen zu beachten.

3. Zutritt zum Archiv

   3.1

   ₁Die Zugänge zum Archiv sind ständig geschlossen zu halten. ₂Zutritt haben nur der Archivverwalter (Stellvertreter) und weitere bestimmte Mitarbeiter (Schlüsselsystem).

   3.2

   Anderen Mitarbeitern ist der Zutritt unter Aufsicht gestattet, wenn dies zur Erledigung von Aufgaben dringend notwendig ist.

4. Besucherregelung
   ₁Besucher können mit Zustimmung des Leiters der Datenverarbeitung (Vertreter) das Archiv betreten. ₂Dabei muss ein zutrittsberechtigter Kollege anwesend sein.
   ₃Es ist darauf zu achten, dass Besucher keine für die Archivbestände schädlichen Gegenstände (z. B. Magnete, Säuren) mitführen.
5. Rauchverbot
   Das Rauchen im Archiv ist strengstens untersagt.
6. Aufbewahrungsfristen
   Für die zu verwahrenden Datenträger und Originalbelege ist festzulegen, wie lange diese im Archiv aufbewahrt werden müssen.
7. Kennzeichnung der Datenträger
   Alle Datenträger sind so zu kennzeichnen, dass

   • ihre Identität zweifelsfrei festgestellt werden kann,
   • das schnelle und rasche Auffinden möglich ist.
8. Inventarisierung der Datenträger
   ₁Jeder Datenträger muss in einem Inventarverzeichnis (Buch oder Kartei) geführt werden. ₂Insbesondere sind unter Angabe des Datums und der Inventarnummer der Anfangsbestand, die Zugänge und Abgänge einzutragen.
   ₃Dieses Inhaltsverzeichnis ist in den Sicherheitsüberlegungen mit einzubeziehen.
9. Ausgabe und Annahme von Datenträgern
   ₁Die Ausgabe und Annahme von Datenträgern durch den Archivverwalter (Stellvertreter) sind im Inventarverzeichnis einzutragen. ₂Insbesondere sind folgende Angaben notwendig:

   • Ausgabedatum und Uhrzeit;
   • Empfänger;
   • Zweck der Verwendung;
   • Rückgabedatum und Uhrzeit.
   ₃Die Übernahme von Datenträgern ist vom Empfänger durch Unterschrift zu bestätigen.
10. Überprüfung der Vollständigkeit des Archivs
    Der Datensicherungsbeauftragte überprüft durch Stichproben, mindestens zweimal jährlich, die Vollständigkeit des Archivs und die ordnungsgemäße Protokollierung der Ausgabe und Annahme der Datenträger.
11. Betriebsfremde Datenträger
    ₁Es ist dem Operating untersagt, betriebsfremde Datenträger zu verarbeiten. ₂Alle Datenträger, die von außen hereingebracht werden, sind beim Archiv abzuliefern.
    ₃Sofern das Archiv betriebsfremde Datenträger erhält, sind diese vom Archiv zu registrieren und auf eigene Datenträger zu kopieren.
    ₄Sollen Arbeiten mit dem betriebsfremden Datenträger durchgeführt werden (z. B. Änderungen der Betriebssoftware durch Wartungspersonal des Herstellers), so wird für die Durchführung nicht der fremde, sondern nur der eigene Datenträger zur Verfügung gestellt.
    ₅Nach Durchführung der Wartungs- und sonstigen Arbeiten werden die dabei verwendeten (eigenen) Datenträger gelöscht. ₆Die hereingebrachten fremden Datenträger können dem Eigentümer gegen Quittung ausgehändigt werden.