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Bezeichnung:

982

Stand/Datum des Downloads:

19.09.2021

Verwaltungsordnung
über die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Unterlagen kirchlicher Körperschaften, Einrichtungen und Werke

vom 1. Juli 2014

(Ges. u. VOBl. Bd. 15 Nr. 8 S. 329)

Der Landeskirchenrat erlässt gemäß § 13 des Kirchengesetzes zur Sicherung und Nutzung von kirchlichem Archivgut in der Lippischen Landeskirche (Archivgesetz - ArchG) vom 26. November 2002 die folgende Verwaltungsordnung über die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Unterlagen kirchlicher Körperschaften, Einrichtungen und Werke:

§ 1
Geltungsbereich

1 Die Ordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Unterlagen gilt für alle kirchlichen Dienststellen, Einrichtungen, Werke und Stiftungen, die Unterlagen in Schriftgutverwaltungen, Altregistraturen oder Archiven verwalten. 2 Sie gilt entsprechend für den Bereich des Diakonischen Werkes und für sonstige selbstständige kirchliche Einrichtungen, Werke und Vereine, soweit die zuständigen Organe die Übernahme dieser Ordnung beschlossen haben. 3 Die Ordnung erstreckt sich auf sämtliche Unterlagen, unabhängig von ihrer Form, sei es analog, digital oder in einem sonstigen Medium.

§ 2
Aufbewahrung von Unterlagen

( 1 ) 1 Grundsätzlich werden nur solche Unterlagen aufbewahrt, die im eigenen Amtsbereich erwachsen und zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben benötigt werden.

( 2 ) 1 Unterlagen sind dem geltenden Aktenplan entsprechend werterhaltend aufzubewahren oder in Absprache mit dem zuständigen Archiv nach archivischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen.

§ 3
Schriftgutverwaltung,
Altregistratur, Archiv

( 1 ) In der Schriftgutverwaltung werden nur die Unterlagen aufbewahrt, die zur Erfüllung der aktuellen Aufgaben dienen und deshalb in ständigem Zugriff bleiben müssen.

( 2 ) In der Altregistratur werden die Unterlagen aufbewahrt, die nicht mehr laufend benötigt werden, aber mindestens noch befristet aufbewahrt werden müssen.

( 3 ) Im Archiv werden archivwürdige Unterlagen aufbewahrt, die von der Verwaltung nicht mehr laufend benötigt werden und zur dauernden Aufbewahrung bestimmt sind.

§ 4
Archivwürdige Unterlagen

( 1 ) Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie Leben und Wirken der eigenen Körperschaft dokumentieren, der Rechtssicherung dienen, einen besonderen historischen Wert haben oder für die wissenschaftliche oder heimatgeschichtliche Forschung Bedeutung haben; andere Gesichtspunkte, zum Beispiel künstlerische, können berücksichtigt werden.

( 2 ) Archivwürdige Unterlagen sind dauernd aufzubewahren. Schutzwürdige Belange sind nach den im Archivgesetz geltenden Bestimmungen zu beachten.

§ 5
Aussonderung von Unterlagen

( 1 ) 1 Rechtzeitiges Aussondern der nicht mehr benötigten Unterlagen erhält Wert und Funktionsfähigkeit der Schriftgutverwaltung. 2 Das Aussondern erfolgt nach dem dieser Verwaltungsordnung beigefügten Aufbewahrungs- und Kassationsplan (Fristenplan), in dem festgelegt ist, welche Unterlagen dauernd oder befristet aufbewahrt werden. 3 In Zweifelsfällen ist die Entscheidung des landeskirchlichen Archivs einzuholen.

( 2 ) Abgaben aus der laufenden Schriftgutverwaltung und der jeweilige Aufenthaltsort sind in einer Kartei zu dokumentieren.

§ 6
Kassation

( 1 ) 1 Nicht archivwürdige Unterlagen sollen in regelmäßigen Abständen vernichtet (kassiert) werden. 2 Dabei verfahren die kirchlichen Körperschaften, Einrichtungen und Werke nach dem für sie geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan (Fristenplan). 3 Das landeskirchliche Archiv ist rechtzeitig vor der Durchführung von der anstehenden Kassation in Kenntnis zu setzen.

( 2 ) Unterlagen aus der Zeit vor 1954 dürfen nur mit Genehmigung des landeskirchlichen Archivs vernichtet (kassiert) werden.

( 3 ) In einem Kassationsprotokoll ist festzuhalten, welche Unterlagen in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet worden sind.

§ 7
Schutzbestimmungen

( 1 ) 1 Nicht archivwürdige Unterlagen müssen den Datenschutzbestimmungen entsprechend vernichtet werden.

( 2 ) 1 Bei der Vernichtung (Kassation) durch Dritte muss durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein, dass Unterlagen nicht missbräuchlich verwendet werden.

§ 8
Inkrafttreten

Die Verwaltungsordnung tritt am 15. Juli 2014 in Kraft.

Detmold, 1. Juli 2014

Lippische Landeskirche
Der Landeskirchenrat

Anlagen

Muster eines Kassationsprotokolls

Am ____________________ wurden die nachfolgend aufgeführten Akten der Kirchengemeinde / der Einrichtung aus der Schriftgutverwaltung / Altregistratur ausgesondert und unter Berücksichtigung der im Aufbewahrungs- und Kassationsplan genannten Fristen und Vorbedingungen vernichtet.
Die Vernichtung erfolgt durch die zertifizierte Firma ____________________ die sich in einem schriftlichen Vertag zur unverzüglichen Vernichtung verpflichtet hat.

Kassiertes Schriftgut:

____________________ Aktenzeichen

____________________Bezeichnung

____________________Band-Nr.

____________________Laufzeit

Ort, Datum, Name, Unterschrift

Aufbewahrungs- und Kassationsplan (Fristenplan)

Verfassung

Körperschaft, Gründung, Satzung, Organisation, Bekenntnisstand, Patronat

dauernd

Wahlen zum Kirchenvorstand, zu Organen, Ausschüssen und Gremien

Wahlvorschläge, Wahlprotokoll, Wahlergebnis, Durchführung der Wahl, Veränderungen währende der Wahlperiode

____________________

dauernd

Kirchenvorstand, Organe, Ausschüsse, Gremien

Protokolle, Verhandlungsniederschriften

dauernd

politische Äußerungen

dauernd

Leitbilder, Positionspapiere, Konzeptionspapiere, Selbstdarstellungen,Traktandenliste, Positionspapiere, Historie / Geschichtliches

____________________

dauernd

Verwaltungsgericht

Unterlagen der kirchlichen Verwaltungsgerichtsbarkeit, Prozessakten

dauernd

Prozesse vor ordentlichen Gerichten,

1. die dauernde Rechtsverhältnisse oder historische Belange berühren bzw. Einfluss auf die eigene Körperschaft haben

2. sofern keine dauernden Rechtsverhältnisse oder historische Belange berührt sind

____________________

dauernd

30 Jahre

Visitationen

dauernd

Verwaltung

Archiv, Aktenplan, Aktenkarteiverzeichnis, Findbuch, Kassationsprotokoll

dauernd

Datenverarbeitung, Datenschutz

Organisation der eigenen Arbeit

dauernd

Unterlagen über EDV-Programme, Datensicherung

10 Jahre

Gerichte

Verwaltungsgerichtsunterlagen

dauernd

Prozesse vor ordentlichen Gerichten,

1. die dauernde Rechtsverhältnisse oder historische Belange berühren bzw. Einfluss auf die eigene Körperschaft haben

2. sofern keine dauernden Rechtsverhältnisse oder historische Belange berührt sind

____________________

dauernd

30 Jahre

Geschäftsordnungen, Geschäftsverteilungspläne, Dienstanweisungen

dauernd

Gemeindegliederkartei

dauernd

Kirchenmitgliedschaftserklärungen (Ein-, Über-, Austritte)

dauernd

Gemeindezugehörigkeitserklärungen

dauernd

Umzugsmeldungen von Gemeindegliedern (nach Eintragung)

1 Jahr

Straßenzuordnungen, Gemeindebezirke

dauernd

Statistische Berichte aus dem eigenem Amts- und Aufgabenbereich

dauernd

Sonstiges

Unberücksichtigte Angebote und Prospekte

1 Jahr

Rundschreiben von zeitlich begrenzter Bedeutung

1 Jahr

Einladungen zu Veranstaltungen, an denen die Gemeinde nicht selbst beteiligt ist

____________________

1 Jahr

Kirchliche Mitarbeitende

Arbeitsstellen / Pfarrstellen

Errichtung, Besetzung, Amtsübergabe, Ordination, Stellenbewertung, Stellenbeschreibung, Unfallmeldungen

____________________

dauernd

Bewerbungen, nichtberücksichtigte Personen (Anschreiben, Absage)

1 Jahr

Ehrenamtliche Mitarbeitende

Funktion, Mitarbeitszeitraum, Führungszeugnisse, Qualifikationsnachweise

____________________

30 Jahre

Mitarbeitervertretung

Rechenschaftsberichte, Zusammenarbeit

dauernd

Wahlunterlagen

10 Jahre

Personalakten

Mitarbeitende (nach Todesjahr bzw. Fortfall von Versorgungsansprüchen)

1. leitende oder wichtige Funktionen

2. untergeordnet und Hilfsfunktion, Praktikanten

3. Prädikanten, Hilfsprediger, Laienprediger, Liturgen, Soziales Jahr

4. Werkverträge

dauernd

5 Jahre

30 Jahre

5 Jahre

Prüfungsunterlagen, vergütungsrelevante Fortbildungszertifikate

dauernd

Disziplinarakten, Vorkommnisse erheblicher Bedeutung oder Beeinflussung der eigenen Körperschaft

____________________

dauernd

Versorgungsleistungen von der letzten Versorgungsleistung an

1. sofern ein Wiederaufleben der Ansprüche möglich ist

2. sofern ein Wiederaufleben der Ansprüche entfällt

30 Jahre

10 Jahre

Darlehen / Vorschüsse / Beihilfen / Unterstützungen

20 Jahre

Reisekostenabrechnungen

10 Jahre

Fehltage, Krank- und Gesundmeldungen, Urlaub, Dienstbefreiung, Vertretungen

____________________

5 Jahre

Stellenpläne

dauernd

Theologie, Gottesdienste, Kirchenmusik, Amtshandlungen

Abkündigungen

dauernd

Gottesdienste, Abendmahle, Amtshandlungen, Beichte

dauernd

Handzettel, Anschläge, Plakate, Pressemitteilungen

(soweit sie die eigene Einrichtung betreffen)

____________________

dauernd

Kirchbücher

dauernd

Anlagen zu den Kirchbüchern (nach Eintrag ins Kirchenbuch)

2 Jahre

Kirchenmusik

kirchenmusikalischer Veranstaltungen

dauernd

kirchenmusikalischer Prüfungen

dauernd

Handzettel, Anschläge, Plakate, Pressemitteilungen der eigenen Einrichtung

____________________

dauernd

Kirchentage / eigene und besondere Veranstaltungen

(soweit die eigene Einrichtung betroffen ist)

____________________

dauernd

Kirchlicher Unterricht, Konfirmandenarbeit, Religionsunterricht

Inhalt und Gestaltung der eigenen Arbeit

dauernd

Konfirmationen und Korfirmandenjubiläen

dauernd

Überweisungen

1 Jahr

Pfarramtliche Zeugnisse, Unterlagen über Ausstellung von

1 Jahr

Seelsorge

(soweit das Beichtgeheimnis die Aufbewahrung nicht ausschließt)

____________________

dauernd

Sonn- und Feiertagsschutz

dauernd

Gemeindearbeit, Staat, Gesellschaft, Diakonie,
Beratungsarbeit, globales Handeln, Ökumene

Beziehungen zu staatlichen Stellen, kommunalen und parteipolitischen Organisationen und Einrichtungen, einschließlich besonderer Vereinbarungen

____________________

dauernd

Gesellschaftspolitik, Wirtschaft, Umwelt, Landwirtschaft, Frieden, konziliarer Prozess, eigene gesellschaftspolitische Arbeit, Friedensarbeit, Menchenrechtsfragen, Asyl- und Ausländerpolitik, Kirchenasyl, Flüchtlingsarbeit

____________________

____________________

dauernd

Diakonische Arbeit und Fürsorgetätigkeit

Diakoniestationen, Tafel, Krankenhaus, Heime - soweit in eigener Trägerschaft

____________________

dauernd

Pflege- bzw. Krankenhausdokumentationen

30 Jahre

1. bei verstorbenen Erwachsenen

2. bei verstorbenen Minderjährigen

10 Jahre

20 Jahre

Gemeindearbeit

Jugendarbeit, Jugendverbände, Kindergärten, Frauen-, Männer-, Familien- und Seniorenarbeit, missionarische Dienste, kirchliche Vereine und Verbände;
Zielsetzung, Veranstaltungen, Arbeitsberichte der Gemeindekreise;
Verträge, Organisation, Konzeption,
Heimaufsicht der eigenen Einrichtungen

____________________

____________________

____________________

____________________

dauernd

Familienerholung, Freizeiten, Versicherungen derselben, Team (Führungszeugnisse), Teilnehmende

____________________

30 Jahre

An- und Abmeldungenzum Kindergarten und zum kirchlichen Unterricht, zu Gemeindekreisen und Vereinen (nach Beendigung)

____________________

2 Jahre

Beratung

Unterlagen der eigenen Beratungsstellen;
Organisation, Jahresberichte, Statistik der eigenen Beratungsstellen;
(geschützte Unterlagen siehe § 11 Abs. 2 ArchG)

____________________

____________________

dauernd

Ökumene

Konfessionen, Religionsgemeindschaften und Weltanschauungen
(soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft berühren)

____________________

dauernd

Entwicklungshife / Partnerschaften
(soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft berühren)

____________________

dauernd

Partnerschaften, Kooperationen (politische / kirchliche / ökumenische)

dauernd

Grundstücke, Gebäude, Kunst- und Denkmalpflege, Friedhof

Gebäude

Baulast, Deputate, Ablösungen

dauernd

Erwerb, Errichtung, Veränderng, Verkauf, Belastung, Bauplanung, Fnanzierung, Zeichnungen,Bauberichte, ausgeführte angebote, Abschlussrechnungen, Inventar, Versicherung, Grundsteinlegung Einweihung, Unterhaltung usw.

____________________

____________________

dauernd

Kirchenausstattung, vasa sacra, Taufstein, Kanzel, Altar, orgel, uhr, Bestuhlung, Kunstwerke, Denkmäler

____________________

dauernd

Nutzung

1. ausgenommen Vermietungen

2. Vermietungen (nach Ende des Mietverhältnisses)

dauernd

10 Jahre

Grundvermögen

Grundbuch-, Lagerbuchangelegenheiten

dauernd

Erwerb, Veränderungen, Verkauf, Belastungen, Deputate, Ablösungen

dauernd

Erbbaurechte, Diesntbarkeiten

dauernd

Steuern, Gebühren, Abgaen

dauernd

Friedhof

Anlage, Widmung und Entwidmung

dauernd

Satzung, Grundsätzliches

dauernd

Bestattungsverzeichnisse (Anlage-, Übersichts- und Belegungspläne)

dauernd

Erbbegräbnisse

dauernd

Genehmigungen von Grabsteinen und Grabdenkmälern,
2 Jahre nach Ablauf des Nutzungsrecht

____________________

30 Jahre

Denkmäler, Kriegsgräber, Gedenkplatten

dauernd

Schule, Bildung, Wissenschaft und Kultur

Brauchtum im regionalen und lokalen Bereich

dauernd

Bücherei, Bibliothek, soweit Vorgänge aus der eigenen Beteiligung

dauernd

Erwachsenenbildung, soweit Vorgänge aus der eigenen Beteiligung

dauernd

Geschichte, Historie

eigene Kirchengeschichte, Jubiläen, Chronik, Veröffentlichungen

dauernd

Kultur

eigene Tätigkeiten

dauernd

Öffentlichkeitsarbeit

Gemeindebriefe

dauernd

Presseberichte, soweit nicht Sachakte

dauernd

Schule

Beziehungen zur Schule (soweit sie die eigene Körperschaft berühren)

dauernd

Religionsunterricht, Inhalt und Gestaltung der eigenen Arbeit

dauernd

Schulen in eigener Trägerschaft

1. Organisation, Statistik, Jahresberichte, Schulveranstaltungen

2. Zweitabschriften der Abgangs- und Abschlusszeugnisse

dauernd

dauernd

Finanz-, Steuer- und Vermögensverwaltung

Baulasten, Deputate, Ablösungen, Verpflichtungen

dauernd

Grundstücke / Gebäude / Erbpacht

dauernd

Friedhofsangelegenheiten, Gräberzuordnung, Lagerverzeichnis

dauernd

Haushaltspläne, außerordentliche Haushaltspläne (Kostendeckungspläne)

dauernd

Unterlagen über die Aufstellung

10 Jahre

Hypotheken, Darlehen, nach Abtragung der Schuld und Löschung im Grundbuch

____________________

30 Jahre

Prozessakten

dauernd

sofern keine dauernden Rechtsverhältnisse
oder historische Belange berührt sind

____________________

30 Jahre

Rechnungslegung und Prüfung der Rechnungen

Vermögensnachweise, Bilanzen

dauernd

Unterlagen über die Aufstellung,
Belege - soweit keine Dauerbelege - sonstige Bücher zur Rechnungsführung, Nachweise Verwahrgelder und Vorschüsse (nach Entlastung)

____________________

____________________

10 Jahre

Kontoauszüge (nach abschließender Entlastung)

2 Jahre

Sammlungen, Kollekten, Kirchgeld, Kollektenbücher, Kollektenpläne

dauernd

Haus- und Straßensammlungen

2 Jahre

Kollektenabkündigungen

1 Jahr

Sondervermögen, Schenkungen und Legate

dauernd

Steuern, Kirchensteuererhebungen und Kirchgeld - Grundsätzliches

dauernd

Erhebung von Kirchgeld und Kirchensteuern

30 Jahre

Kirchensteuerkappungen (nach Abschluss des Einzelfalls)

30 Jahre

Stiftungen

Errichtung und Verwaltung von Stiftungen, Stiftungsvermögen

dauernd

Versicherungen, nach Beendigung des Versicherungsverhältnisses

30 Jahre

Sachschäden, nach Abschluss der Regulierung

10 Jahre

Zuschüsse

Verwendungsnachweise für öffentliche Zuschüsse,
soweit keine anderen Fristen vorgeschrieben sind

____________________

10 Jahre

Vergabe von Darlehen, Stipendien, Beihilfen

(nach Abschluss des Einzelfalls)

____________________

20 Jahre